La implementación de la facturación electrónica en Colombia fuera de los beneficios que se mencionan continuamente, también ha traído para las empresas múltiples inconvenientes, nuevas responsabilidades asignadas directamente por la DIAN y grandes desafíos para cumplir con estas responsabilidades sin caer en omisiones, errores o fallas que terminen en multas, infracciones o en pagos incorrectos.

Nuevas responsabilidades de las empresas que reciben facturas de sus proveedores

La facturación electrónica trae consigo un gran componente tecnológico que es complejo de digerir por las áreas contables y financieras de las compañías y que además puede ocasionar omisiones, errores o fallas involuntarias en el proceso, lo cual a su vez puede conllevar multas o sanciones onerosas por parte de la DIAN.

Entre las nuevas responsabilidades que recaen en las empresas Colombianas se destacan:

• Asegurar que se recibe el 100% de las facturas electrónicas, teniendo la dificultad que estas se envían por correo y muchas veces no llegan por errores en las direcciones o por filtros de seguridad establecidos por el equipo de TI (sistemas)
• Emitir al menos los eventos 030 “Acuse de Recibido” y 032 “Recibo del bien y/o prestación del servicio” para que la factura pueda ser deducible de costos y gastos
• Validar el “tenedor legítimo” de la factura antes de realizar pagos.  Si la factura como titulo valor es endosada a un tercero en operaciones de Factoring o Confirming, este tercero debe informar que compró la factura; sin embargo, si no lo informa, la empresa pagadora está en la obligación de validar el tenedor legitimo ante la DIAN antes de pagar la misma.
• Rechazar las facturas electrónicamente. Actualmente no es suficiente no pagar una factura que este incorrecta, no es suficiente realizar una llamada informando de la inconsistencia, no es suficiente enviar un correo informando la novedad. Ahora es responsabilidad de la empresa hacer el rechazo emitiendo el evento 031 “Reclamo de la Factura Electrónica de Venta” ante la DIAN e informando al proveedor adjuntando el evento de rechazo mas el XML de respuesta de la DIAN.

Los puntos mencionados son solo una parte de las nuevas responsabilidades de las empresas en la recepción de la facturación electrónica y por lo cual se hace necesario tener un sistema de recepción de facturación electrónica robusto que pueda realizar y controlar de forma automática los múltiples aspectos para tener en cuenta.

eClick – Sistema de recepción de facturación electrónica

Para abordar los desafíos y las responsabilidades complejas que enfrentan las empresas en relación con la recepción de facturación electrónica, hemos desarrollado eClick. Este sistema ha evolucionado continuamente desde la introducción de la primera versión de facturación electrónica de la DIAN a finales del año 2018.

Características de eClick

El módulo de recepción de facturación electrónica de eClick ofrece un proceso completo, que abarca desde la recepción inicial de la factura mediante integración con el buzón de correo, hasta su integración con sistemas contables, documentales o de gestión del cliente, culminando en la contabilización automática de los documentos.

Entre las características del sistema de recepción resaltan:

• Integración con el buzón de correo para realizar la lectura automática de los correos entrantes, identificar aquellos que contienen facturas electrónicas, validar los archivos XML correctos y registrar en el sistema la información de la factura, junto con el XML y el PDF de representación gráfica.
•  Facilita la asociación de otros tipos de archivos o documentos de respaldo con un documento electrónico, los cuales se almacenan en la nube y están disponibles junto con el documento electrónico original.
• Genera automáticamente el evento 030 de «Acuse de Recibo de Factura Electrónica de Venta» una vez que la factura ha sido recibida. Almacena tanto el XML del evento como el XML de respuesta de la DIAN.
• Genera automáticamente los eventos 032 «Recibo del bien y/o prestación del servicio» y 033 «Aceptación expresa», adaptándose a los distintos estados de las facturas y a las reglas de negocio configurables. Estos eventos pueden activarse localmente o a través de integraciones mediante Web Services con los sistemas del cliente.
• Genera automáticamente el evento 031 “Reclamo de la Factura Electrónica de Venta” conforme a reglas de negocio predefinidas. Además, posibilita la generación manual de dicho evento mediante la interfaz web de la aplicación.
• Cuando se recibe una nota crédito o nota débito, el sistema busca automáticamente la factura referenciada y “netea” los valores, mostrando tanto el monto de la factura original como el neto con las notas recibidas. Además, en la interfaz web, el sistema permite desde la factura acceder a las notas referenciadas. En caso de que una nota no esté referenciada, el sistema permite realizar la referencia de manera manual.
• El sistema permite realizar descarga masiva de los PDFs de las facturas radicadas.
• Es posible configurar varios tableros analíticos Power BI con información gerencial o de análisis para supervisar los documentos electrónicos recibidos y los eventos generados.
• El sistema permite, mediante reglas de negocio, asignar los documentos electrónicos recibidos a personas o áreas específicas para su gestión, ya sea por parte del equipo de cuentas por pagar o del responsable designado para su administración interna.
• El sistema también permite la radicación de cuentas de cobro y facturas generadas en el exterior que se deben gestionar como documentos físicos. Esta funcionalidad asegura un punto centralizado para todo el flujo de facturación recibida por la compañía.
• El sistema permite recorrer masivamente las facturas radicadas y revisar ante la DIAN el actual tenedor legitimo para asegurar que se pague al correcto dueño de la factura en caso de endosos o cesiones en RADIAN.

Además de las características mencionadas anteriormente, el sistema eClick cuenta con una amplia gama de funcionalidades adicionales en su módulo de recepción electrónica, lo que permite una gestión integral y eficiente de los documentos electrónicos recibidos.